Datenschutz

Wer verantwortlich ist

Simon Feldhusen, Paul Swietlik, Till Schreiner
c/o AStA am KIT, Adenauerring 7, 76131 Karlsruhe
hallo@kite-karlsruhe.stec-online.com

Wir sind gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO) und haben vereinbart, dass alle Anfragen an hallo@kite-karlsruhe.stec-online.com gehen und wir sie gemeinsam beantworten. Du kannst deine Rechte auch bei jeder einzelnen Person von uns geltend machen.

Aufruf der Website

Daten

IP-Adresse, Browser, aufgerufene Seite, Zeitpunkt

Zweck

Auslieferung der Seiten, Betrieb und Sicherheit

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb

Dienst

Vercel Inc., USA, Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Der Anbieter ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO), der Vertrag enthält zusätzlich Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer

Protokolle des Anbieters, nur kurz

Schutz beim Code-Versand

Daten

Browser- und Gerätemerkmale, IP-Adresse

Zweck

Verhindern, dass massenhaft Codes verschickt werden

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Zugriff auf dein Gerät ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG erlaubt, weil er für den angeforderten Code unbedingt erforderlich ist.

Dienst

Cloudflare Turnstile, Cloudflare Inc., USA. Nur beim Anfordern eines Codes. Der Anbieter ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO), der Vertrag enthält zusätzlich Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer

Laut Anbieter, nur kurz

Anmeldung mit Code

Daten

Mailadresse (bei Erstis die Adresse deines Kontos), Zeitpunkt, ein Sitzungs-Cookie nach der Bestätigung

Zweck

Bestätigen, dass die Mailadresse dir gehört, und dich angemeldet halten

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Dienst

Supabase, Server in Frankfurt am Main. Vertrag mit Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer

Codes nach 24 Stunden, das Konto wie die Bewerbung

Zählung von Code-Anfragen und Fehlversuchen

Daten

Mailadresse und Zeitpunkt jeder Code-Anfrage und jeder falschen Eingabe, sonst nichts

Zweck

Höchstens 5 Codes je Adresse und Stunde, nach 5 falschen Eingaben ist ein neuer Code nötig. So lassen sich Codes nicht erraten und keine Adressen mit Mails überfluten.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb

Dienst

Supabase, Server in Frankfurt am Main. Vertrag mit Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer

24 Stunden

Bestätigung deiner KIT-Mailadresse und einer weiteren Adresse

Daten

KIT-Mailadresse, auf Wunsch eine weitere Adresse, Zeitpunkt der Bestätigung. Den Code speichern wir nur als Prüfwert (Hash).

Zweck

Die KIT-Mailadresse belegt, dass du am KIT studierst, und sorgt dafür, dass sich jede Person nur einmal bewirbt. Die weitere Adresse nutzen wir nur für Ergebnis und Erinnerungen.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die weitere Adresse ist freiwillig.

Dienst

Supabase, Server in Frankfurt am Main. Vertrag mit Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer

Codes nach 24 Stunden, die Adressen wie die Bewerbung

Bewerbung als Ersti

Daten

Adresse deines Kontos, Vor- und Nachname, Studiengang, Altersstufe (18 oder älter, 16 oder 17, jünger als 16), deine Antworten auf die Pflichtfragen, Themen, wie ihr euch am liebsten trefft, deine Selbstverpflichtung mit Zeitpunkt und der Fassung der Hinweise, die du gesehen hast. Freiwillig: Rufname, ob du schon studiert hast, ob du nach Karlsruhe gezogen bist, deine Erfahrungen (Art, Tätigkeit, Organisation, Ort, Zeitraum, ein Satz), Interessen, Hobbys, was dein Mentor über dich wissen sollte, ein Wunsch zu deinem Mentor, wie du von uns erfahren hast (auch über einen QR-Code). Dazu von uns: eine Nummer für die Vorauswahl, Punkte und Notizen der Bewertung.

Zweck

Prüfung, Bewertung ohne deinen Namen, Vorauswahl, Bildung der Tandems, Durchführung des Mentorings, Einladungen zu Seminaren

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahme auf deine Anfrage. Für die freiwilligen Angaben ebenso, du kannst sie weglassen.

Dienst

Supabase, Server in Frankfurt am Main. Vertrag mit Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer

Bis zum Ende des Programms am 31. März 2027, auch nie abgeschickte Entwürfe und Konten ohne Bewerbung

Aufrufe und Favoriten

Daten

Welcher Mentor wann ein Profil in der Vorauswahl aufgerufen hat, die Favoriten der Mentoren

Zweck

Schutz der Bewerbenden, Bildung der Tandems, Prüfung, ob die Auswahl fair war

Rechtsgrundlage

Favoriten: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Protokoll der Aufrufe: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse am Schutz der Bewerbenden.

Dienst

Supabase, Server in Frankfurt am Main. Vertrag mit Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer

Bis zum Ende des Programms am 31. März 2027

Bewerbung als Mentor

Daten

Name, KIT-Mailadresse, Studiengang, Semester, deine Texte und Erfahrungen, Themen, was du besonders gut kannst, ob du ein Seminar geben würdest, ob ihr euch auf dem Campus oder online trefft, Kontaktweg, Zusagen. Freiwillig: Geschlecht, Hobbys, Telefonnummer, LinkedIn-Profil, wie du von uns erfahren hast.

Zweck

Prüfung und Freigabe, Bildung der Tandems, Durchführung des Mentorings, Planung von Seminaren, Zertifikat

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Dienst

Supabase, Server in Frankfurt am Main. Vertrag mit Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer

Bis zum Ende des Programms am 31. März 2027

Mails

Daten

Mailadresse, Inhalt, Zustellstatus

Zweck

Codes, Eingangsbestätigung, Erinnerungen, Ergebnis und Informationen zum Ablauf

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Dienst

Resend (Plus Five Five, Inc.), USA. Ohne Öffnungs- und Klick-Tracking. Der Anbieter ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO), der Vertrag enthält zusätzlich Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer

In unserem Versandprotokoll Adresse und Fehlermeldungen 90 Tage. Danach bleibt bis zum Ende des Programms nur ein Eintrag ohne Adresse, damit keine Mail doppelt rausgeht.

Kontakt für Events und die nächste Runde

Daten

Mailadresse, Studiengang

Zweck

Bei Erstis: Einladungen zu offenen Events und Seminaren und eine Nachricht, wenn die nächste Runde startet, auch ohne Platz. Bei Mentoren: eine Nachricht, wenn die nächste Runde startet.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, deine Einwilligung im Formular. Freiwillig und jederzeit widerrufbar.

Dienst

Supabase, Server in Frankfurt am Main. Vertrag mit Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer

Bis 31. Oktober 2027 oder bis zu deinem Widerruf

Protokoll

Daten

Wer wann eine Bewerbung abgeschickt, zurückgezogen, geöffnet, geändert oder exportiert hat, Statuswechsel mit Rückfragen der Orga, wie viel der nächtliche Löschjob gelöscht hat

Zweck

Nachvollziehen, wer auf Bewerbungen zugegriffen hat, und Schutz der Bewerbenden

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an einem sicheren und nachvollziehbaren Betrieb

Dienst

Supabase, Server in Frankfurt am Main. Vertrag mit Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer

12 Monate

Wer deine Angaben als Ersti sieht

• Die Orga sieht deine Bewerbung. Bewertet wird ohne deinen Namen, mit einer Nummer und deinen Erfahrungen ohne Organisation und Ort.
• Kommst du in die Vorauswahl, sehen die Mentoren deines Studiengangs, solange sie ihre Favoriten wählen, deinen Rufnamen mit einer Nummer (z. B. „Lena · #4“), deine Antworten auf die Pflichtfragen, Themen, Interessen, Hobbys, wie ihr euch am liebsten trefft, und deine Erfahrungen ohne Organisation und Ort. Jeden Aufruf protokollieren wir.
• Nachname, KIT-Mailadresse, Organisation und Ort deiner Erfahrungen, was dein Mentor über dich wissen sollte, ob du schon studiert hast, ob du nach Karlsruhe gezogen bist und ob du noch nicht 18 bist, sieht nur dein eigener Mentor, erst nachdem du deinen Platz angenommen hast.
• Deinen Wunsch zu deinem Mentor sieht nur die Orga.
• Die Adresse deines Kontos und eine weitere Adresse sieht kein Mentor.

Wir geben keine Daten an Unternehmen, Partner oder Gäste unserer Events weiter.

Wer deine Angaben als Mentor sieht

Die Orga sieht deine Bewerbung, um dich freizugeben. Bekommt ein Ersti dich als Mentor angeboten, sieht er im Angebot deinen Vornamen, Studiengang, dein Fachsemester und deine Vorstellung. Nach der Annahme sieht dein Mentee zusätzlich Nachnamen, Kontaktweg und, falls angegeben, dein LinkedIn-Profil. Erstis in der Vorauswahl sehen nichts von dir. Wir geben keine Daten an Unternehmen, Partner oder Gäste unserer Events weiter.

Wenn du noch nicht 18 bist

Ab 16 bewirbst du dich selbst. Bist du jünger als 16, kannst du alles ausfüllen, absenden aber erst, wenn wir mit deinen Eltern geklärt haben, was nötig ist. Bist du noch nicht 18, erfährt dein Mentor das erst nach der Annahme deines Platzes, damit ihr Ort und Anlass passend wählt. Fotos bei Events machen wir nur mit Einwilligung, bei unter 16 mit der Einwilligung deiner Eltern.

Keine KI, keine automatischen Entscheidungen

Über deine Bewerbung entscheiden Menschen. Im gesamten Prozess setzen wir keine KI ein. Die Tandems schlägt ein Rechenverfahren aus den Favoriten der Mentoren vor. Die Orga prüft jeden Vorschlag und gibt ihn frei. Ausschließlich automatisierte Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO gibt es nicht.

Was auf deinem Gerät gespeichert wird

Nach der Anmeldung ein Sitzungs-Cookie, das technisch notwendig ist. Wählst du im Umschalter eine Sprache, merkt sich dein Browser das ein Jahr lang in einem technisch notwendigen Cookie. Deine Bewerbung als Ersti speichern wir auf unserem Server, nicht in deinem Browser. Den Entwurf des Mentorenformulars speichert dein Browser bis zu 7 Tage, er verlässt dein Gerät erst beim Absenden. Tracking-Cookies, Pixel oder Analysedienste setzen wir nicht ein.

Was Pflicht ist und was freiwillig

Die Pflichtangaben in den Formularen brauchen wir, um deine Bewerbung zu prüfen und das Mentoring durchzuführen. Ohne sie können wir dich nicht berücksichtigen. Alles, was als optional markiert ist, kannst du weglassen.

Deine Rechte

• Auskunft über die Daten, die wir über dich speichern
• Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Widerruf einer Einwilligung, mit Wirkung für die Zukunft

Schreib uns dafür an hallo@kite-karlsruhe.stec-online.com. Bei einer Auskunft schützen wir die Angaben anderer Personen (Art. 15 Abs. 4 DSGVO), etwa wer dich als Favoriten gewählt hat. Du kannst dich außerdem beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg beschweren.

Löschung

Wir löschen nach den Fristen oben, jede Löschung wird protokolliert. Backups verzögern Löschungen um bis zu 7 Tage. Ziehst du deine Bewerbung als Ersti zurück, löschen wir ihre Inhalte sofort. Löschst du dein Konto, löschen wir alles, auch deine Anmeldedaten.

Fragen zum Ablauf beantworten wir per Mail an hallo@kite-karlsruhe.stec-online.com.

Fassung vom 6. Oktober 2026